Возможности системы
Справочники
Набор внутренних справочников позволяет настроить Систему для дальнейшего использования:
- Сотрудники
перечень сотрудников вашего агентства с указанием прав в системе, контактной информации, логина/пароля для входа в систему и т.д.; - Экскурсии
перечень экскурсий, предлагаемых вашим агентством, с указанием названия, стандартного времени и места начала экскурсии, продолжительности, стандартной, льготной или индивидуальной цены, лимита мест в составе группы; - Пакеты экскурсий
перечень экскурсионных пакетов из предложений вашего агентства. Перечень необходим при обработке файлов с информацией о заездах туристов; - Места встречи
перечень мест отправления экскурсионных групп; - Транспорт
перечень и основные характеристики автотранспорта, используемого при проведении экскурсий; - Агентства
перечень партнеров вашего агентства (например, отправляющих агентств) и контактная информация; - Отели
перечень отелей, в которых размещаются ваши туристы, контактная информация. Возможна группировка по категориям для последующего распределения туристов по экскурсионным группам, в зависимости от места их проживания.
Календарь
Главный раздел, показывающий действующее недельное расписание экскурсий с возможностью быстрого перехода на любой предшествующий или последующий период.
В календарь возможно добавлять экскурсии из справочника, назначать их на конкретный день или группу дней в любой интервал времени. При добавлении экскурсии можно изменить ее показатели (место встречи, время начала), установить лимит продажи, назначить гида, водителя, сопровождающего, ввести необходимые комментарии. Вся введенная информация автоматически становится доступной на мобильных устройствах сотрудников.
Календарь отображает день и время начала экскурсии с указанием количества свободных/проданных мест и имеющегося лимита.
Детализированный просмотр экскурсии позволяет увидеть всю необходимую информацию, включая ФИО гидов, водителей, вид назначенного транспорта, текущие продажи, сумму полученной выручки, а также перечень туристов.
При просмотре экскурсии можно оформить продажу, сформировать и распечатать список туристов, распечатать квитанцию о продаже.
Актуализация информации о проданных местах и формирование списков туристов осуществляется полностью автоматически и мгновенно отражается на устройствах всех сотрудников агентства.
Продажи
Wenga CRM объединяет информацию о всех продажах: учитываются и розничные продажи «на улице», и продажи экскурсий туристам, приехавшим в составе групп, «централизованных» заездов.
Оформление продаж возможно как с персонального компьютера, установленного, например, в информационном центре или в экскурсионном бюро, так и с мобильного устройства ваших сотрудников (гидов, сопровождающих, водителей) прямо во время трансфера, экскурсии или общего собрания туристов.
При оформлении продажи имеется возможность выбрать стандартный или льготный тариф, оформить скидку, частичную оплату, произвести отметку о способе оплаты (наличный расчет или кредитная карта), ввести требуемые комментарии.
Все продажи, оформленные с мобильных устройств или со стационарного компьютера, моментально фиксируются в системе Wenga CRM с отображением результатов в календаре, списках туристов, финансовой отчетности. Журнал операций позволяет просматривать действия и результаты продаж каждого пользователя системы персонально.
Регистрация туристов
Для проведения регистрации туристов в начале экскурсии вы можете воспользоваться мобильным устройством.
Сотрудник вашего агентства, назначенный в качестве гида или сопровождающего на конкретную экскурсию, имеет возможность на мобильном телефоне или планшете открыть список и произвести отметку о присутствии туристов. Результаты регистрации мгновенно отображаются в системе.
При регистрации туриста Система выдает напоминания о необходимости получить доплату и учитывает поступление выручки.
Также вы можете распечатать списки туристов и провести регистрацию по «классической» схеме. В таком случае возможна только отложенная обработка результатов регистрации туристов непосредственно в офисе вашего агентства.
Списки туристов
В системе реализована возможность внесения списков туристов, прибывающих к вам с уже оплаченным пакетом экскурсий. Речь идет о туристах в составе «централизованных» заездов, отправляемых вашими партнерами.
Заведение «заезда» в Систему может быть реализовано двумя способами:
- ручной ввод данных с подтверждающих документов (путевок, факсов, ваучеров, заявок на бронирование и т.д.);
- загрузка списком.
Система позволяет автоматически обрабатывать так называемый «rooming» файл (стандартный выходной файл программы «Мастер-Тур» в формате Excel), содержащий в себе всю необходимую информацию о туристах: ФИО, дата рождения, даты приезда и отъезда, отель проживания, пакет заказанных экскурсий и т.д. При обработке файла Система производит автоматическое распределение туристов в экскурсионные группы с соответствии с приобретенным пакетом экскурсий и учетом периода их пребывания в городе.
Распределение туристов по группам возможно с учетом их размещения в отелях. Например: туристы, проживающие в черте Старого Города, отправятся на Обзорную экскурсию в 10:00. Для туристов, проживающих в отелях за чертой Старого Города, Обзорная экскурсия назначается на 15:30.
Результаты распределения доступны для анализа и возможной корректировки. После обработки файла происходит мгновенное обновление информации в части наполняемости групп, списков туристов и т.д.
Отчетность
В настоящее время реализован базовый набор управленческой отчетности:
- оценка посещаемости экскурсий и наполняемости групп;
- контроль продаж, получения выручки, предоставления скидок;
- учет полученной выручки, в том числе наличие средств от продажи «на руках» у ваших сотрудников и партнеров;
- оценка объемов начисленной выручки в разрезе конкретных дат и конкретных экскурсий.
Состав и форма отчетности могут быть расширены по вашим требованиям.
Мобильные приложения
Приложения Wenga CRM позволяют осуществлять доступ к системе с мобильных телефонов и планшетов. Этот сервис, в первую очередь, предназначен для сотрудников, работающих с туристами «в городе», а также для гидов, водителей и сопровождающих группы. В мобильных приложениях реализован следующий функционал:
- актуальный справочник экскурсий - названия, цены, продолжительность, места встречи и т.д. Удобный инструмент при общении с туристами;
- перечень туристов в составе заездов - перечень туристов, находящихся в городе, с поиском по отелям проживания и указанием их персональной экскурсионной программы;
- текущий календарь экскурсий - просмотр актуального графика экскурсий с указание наличия свободных мест;
- продажи - оформление продажи экскурсий с учетом лимита оставшихся мест, стандартной или льготной категорий, фиксацией полученной выручки, предоставленной скидки, необходимости получения доплаты. Продажа может быть как «стороннему» покупателю, так и туристу из «централизованного» заезда (в таком случае фамилия туриста выбирается из имеющегося списка) .
- регистрация туристов - сотрудник, назначенный офисом на сопровождение группы, может со своего мобильного устройства провести регистрацию туристов, пришедших на экскурсию. Результаты регистрации мгновенно будут отображены в системе;
- «мои продажи» - каждый сотрудник вашего агентства видит на своем мобильном устройстве объем собственных продаж и точную сумму находящийся у него выручки.